Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 24 octobre 2026

Qui nous sommes

Cosigne est un service hébergé exploité par IT-TECH (« nous »). Il permet aux cabinets de tenue de livres canadiens de connecter les dossiers QuickBooks Online Canada de leurs clients à l’assistant IA de chaque teneur de livres : Claude (Anthropic) ou ChatGPT (OpenAI). Cette politique explique quels renseignements personnels nous traitons par ce site et par le service, et quels sont vos droits selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25).

Deux rôles

Votre cabinet est responsable des renseignements personnels contenus dans les livres de ses clients. Pour ces renseignements, nous agissons comme fournisseur de services de votre cabinet : nous les traitons seulement pour lui fournir le service. Notre entente de traitement des données précise comment. Dans cette politique, un propriétaire d’entreprise qui s’inscrit pour sa propre entreprise est considéré comme le cabinet.

Pour les renseignements sur le compte de votre cabinet — les personnes qui l’utilisent, leurs courriels et la facturation —, nous sommes responsables, et cette politique s’y applique directement.

Ce site

Ce site ne dépose aucun témoin (cookie), n’utilise aucun outil d’analyse et ne charge rien depuis d’autres sites; ses polices sont hébergées avec le site. Si vous choisissez une langue, ce choix est mémorisé dans votre propre navigateur et ne nous est pas transmis.

Notre hébergeur Web, Cloudflare, peut traiter des renseignements techniques, comme les adresses IP, pour afficher les pages.

Le formulaire de demande de démo

Si vous demandez une démo sur notre page Nous joindre, nous recueillons ce que vous inscrivez : votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre cabinet ou de votre entreprise, si vous êtes un cabinet de tenue de livres ou propriétaire d’entreprise, le nombre de dossiers clients et votre message. Nous les utilisons seulement pour répondre à votre demande.

La demande est envoyée par courriel à notre boîte de réception par Resend, un service de courriel établi aux États-Unis; elle peut donc être traitée à l’extérieur du Canada. La vérification antipourriel se fait dans votre navigateur : elle n’utilise aucun témoin (cookie) ni aucun service tiers. Nous conservons une demande seulement le temps nécessaire pour y donner suite.

Ce que le service recueille

• Renseignements de compte : le nom de votre cabinet, votre nom, votre adresse courriel, votre mot de passe et votre langue. Pour les personnes que vous invitez : leur adresse courriel, leur rôle et les clients qui leur sont assignés.
• Données QuickBooks : quand un teneur de livres connecte un dossier client par la connexion d’Intuit, nous conservons une copie complète de ses enregistrements QuickBooks et la gardons synchronisée. Cela comprend les renseignements de l’entreprise, y compris son adresse (qui sert à déterminer sa province); le plan comptable; les codes, les taux et les organismes de taxes; les clients et les fournisseurs, avec les noms, adresses, courriels et autres coordonnées inscrits dans QuickBooks; les produits et services, les classes, les services (départements), les modalités et les modes de paiement; et les transactions : achats, factures fournisseurs, factures, reçus de vente, écritures de journal, dépôts, paiements, paiements de factures, notes de crédit, crédits fournisseurs, virements et reçus de remboursement. Nous copions 12 mois de transactions. Pour chaque transaction, nous conservons aussi un résumé pour la recherche : date, numéro de document, nom du client ou du fournisseur, total, devise, note et comptes. Les livres peuvent contenir des renseignements personnels sur les clients, les fournisseurs, les employés et les autres personnes qui y sont nommées.
• Connexion Intuit : les jetons de connexion qu’Intuit émet pour chaque dossier client connecté, stockés chiffrés.
• Votre travail dans le service : brouillons, approbations et refus, règles, réponses aux questions, résumés de vérification, exportations et paramètres.
• Journal d’activité : un registre de qui a fait quoi et quand, y compris les détails fournis pour chaque action.
• Connexions de l’assistant IA : quelle personne a connecté quelle application d’IA (Claude ou ChatGPT) à quel cabinet. Les jetons de connexion sont stockés uniquement sous forme de hachages.
• Facturation : les paiements par carte passent par la page de paiement et le portail de facturation de Stripe. Nous conservons l’état de votre facturation et le nombre de dossiers clients connectés.
• Journaux : les journaux techniques nécessaires pour faire fonctionner et protéger le service.
• Témoins dans l’application : l’application dépose un seul témoin, qui garde votre session ouverte.

Pourquoi nous les utilisons

• Pour faire fonctionner le service : synchroniser les dossiers clients, faire la vérification des taxes de vente et le nettoyage, préparer les brouillons et écrire dans QuickBooks les modifications approuvées.
• Pour permettre à chaque teneur de livres de connecter son propre assistant IA et appliquer partout les restrictions de clients de votre cabinet, y compris dans cet assistant.
• Pour envoyer les courriels du service : confirmation de courriel, invitations, réinitialisations de mot de passe, avis de facturation et avertissements de suppression.
• Pour facturer votre cabinet et assurer la sécurité du service et des données.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Où ils sont stockés

Au Canada. Le serveur de l’application et la base de données active de chaque cabinet sont au centre de données d’OVHcloud à Beauharnois, au Québec. Les sauvegardes chiffrées sont conservées chez OVHcloud à Beauharnois, au Québec.

Nos fournisseurs de services (sous-traitants) sont :

• OVHcloud : hébergement de l’application, des bases de données des cabinets et des sauvegardes chiffrées, à Beauharnois, au Québec.
• Resend : envoi des courriels de l’application.
• Cloudflare : diffusion de ce site.
• Stripe : paiements par carte et facturation. Stripe reçoit seulement les données de facturation.

Notre entente de traitement des données les énumère pour les cabinets et explique comment nous les informons d’un changement. Nous informerons les cabinets par courriel avant d’ajouter ou de remplacer un sous-traitant.

Intuit (QuickBooks Online), Anthropic (Claude) et OpenAI (ChatGPT) ne sont pas nos sous-traitants. Votre cabinet connecte les dossiers de ses clients par la connexion d’Intuit, et chaque teneur de livres choisit d’utiliser son propre assistant IA.

Ce qui quitte le Canada

L’application n’a pas de clavardage IA intégré. Quand un teneur de livres utilise son propre assistant IA, les données que l’assistant lit sont envoyées au compte de ce teneur de livres chez son fournisseur, selon son entente avec Anthropic (pour Claude) ou OpenAI (pour ChatGPT). Ces données quittent le Canada. Votre cabinet décide qui connecte un assistant IA et peut limiter chaque teneur de livres aux clients qui lui sont assignés.

Les courriels de l’application (confirmations d’inscription, invitations, réinitialisations de mot de passe, avis de facturation et avertissements de suppression) sont envoyés par Resend, un service de courriel établi aux États-Unis : le contenu d’un courriel, y compris l’adresse et le nom du destinataire, le nom du cabinet et le message, peut donc être traité à l’extérieur du Canada.

Stripe peut traiter les renseignements de facturation à l’extérieur du Canada, selon sa propre politique de confidentialité.

Combien de temps nous les conservons

• Tant que votre cabinet est actif, nous conservons ses données pour que le service fonctionne.
• Si un essai gratuit se termine sans carte, si un abonnement est impayé ou si votre cabinet annule, le cabinet passe en lecture seule. Nous envoyons des avertissements aux jours 23 et 29, et nous supprimons le cabinet au jour 30. Vous pouvez exporter vos données jusque-là.
• Un dossier client déconnecté cesse d’être synchronisé; ses données copiées sont supprimées après 30 jours, sauf s’il est reconnecté.
• Supprimer un cabinet détruit sa clé de chiffrement. Ses sauvegardes deviennent illisibles dans un délai de 35 jours.
• Nous supprimons aussi les données à la demande de votre cabinet.
• Journaux : conservés seulement le temps nécessaire à cette fin.

Comment nous les protégeons

• Une base de données par cabinet. Un teneur de livres limité à certains clients ne peut atteindre les autres par aucun moyen, y compris son assistant IA.
• Chaque cabinet est sauvegardé, chiffré avec sa propre clé. Les sauvegardes sont conservées 35 jours.
• Les jetons de connexion d’Intuit sont stockés chiffrés. Les clés d’Intuit et de paiement sont gardées hors du code, et les teneurs de livres ne voient jamais de clés de développeur. Les clés d’Intuit et de Stripe sont stockées sur le serveur dans des fichiers que seul son administrateur peut lire, et sont transmises à l’application sous forme de secrets Docker.
• Les jetons de connexion de l’assistant IA sont stockés uniquement sous forme de hachages.
• Les jetons d’accès de l’assistant IA durent une heure et sont renouvelés; un jeton réutilisé révoque la connexion.
• Rien n’est écrit dans QuickBooks avant qu’un teneur de livres l’approuve.

Vos droits

Selon la Loi 25, vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, de les faire rectifier, de retirer votre consentement et de les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si vos renseignements se trouvent dans les livres d’un client, il vaut mieux adresser votre demande au cabinet de tenue de livres responsable de ces livres. Nous aidons le cabinet à y répondre, comme le prévoit notre entente de traitement des données.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Nous joindre

La personne responsable de la protection des renseignements personnels peut être jointe à info@getcosigne.com.

Modifications de cette politique

Nous publierons toute modification sur cette page avec une nouvelle date d’entrée en vigueur. Si une modification est importante, nous en informerons les cabinets par courriel avant qu’elle s’applique.